Maximaal rendement uit jouw contracten

Wat kunnen we voor jou betekenen?

Akkoord geeft inzicht in lopende afspraken en risico’s. Op basis van dit inzicht en je huidige behoeften actualiseren we contracten. Dat biedt je meer flexibiliteit en een betere prijs-kwaliteitverhouding. Ondernemen met grip op je organisatie voelt namelijk net iets prettiger en geeft de mogelijkheid om je te onderscheiden in de markt.

We ondersteunen organisaties in verschillende fases binnen de contractcycle. In de praktijk komt het regelmatig voor dat organisaties alle contracten hebben geïmplementeerd, maar dat ze onvoldoende zicht hebben op de uitnutting van deze contracten.

Recentelijk hebben we twee gemeenten met meer dan 100.000 inwoners inzicht gegeven in hun totale ICT-contractstructuur. Op basis van dit inzicht optimaliseren we samen met de gemeenten een groot aantal contracten. Optimalisatieslagen zijn bijvoorbeeld: 

Lees meer

  • Opstellen van een SLA met KPI’s voor functioneel beheer
  • Opstellen van een verwerkersovereenkomst ter borging van AVG-wetgeving
  • Aanpassen/verlengen van contracten onder nieuwe voorwaarden
  • Aanpassen van licentiestructuur voor meer flexibiliteit: enkel betalen voor gebruik
  • Facturatie in lijn brengen met de contractafspraken
  • Contracten opstellen voor nieuwe ICT-projecten

We werken hierbij nauw samen met de afdelingen Inkoop, Finance, Privacy, Legal en ICT. En met de betreffende diensten binnen de gemeente. We willen de behoefte van de dienst een-op-een vertalen in flexibele contracten. Tegelijkertijd optimaliseren we een aantal werkprocessen; de verschillende interne afdelingen gebruiken de periodiek ingerichte contractreporting om de dienstverlening van ICT-partners ten volle te benutten.

Contractvorming
Contractimplementatie
Contractuitnutting

Contractvorming

Bij een vervangings- of verlengingsvraag is de behoefte in grote lijnen vaak al duidelijk.

Wij helpen je om de kwalitatieve eisen te definiëren en de te verwachten output vooraf gedetailleerd te beschrijven. In een Service Level Agreement vertalen we de eisen naar KPI’s. Dit is de basis waaraan de dienstverlening moet voldoen. Indien nodig stellen we in samenspraak verschillende inrichtingsscenario’s op met bijbehorende kosten en baten. Daaruit selecteer je de meeste passende variant.

Deze variant wordt na toetsing in de markt gefinaliseerd. Na de keuze van het type aanbesteding (traditioneel of Best Value Procurement) kunnen wij of één van onze partners je begeleiden in het aanbestedingsproces. We werken samen met partners die elk in hun eigen sector gespecialiseerd zijn. Zo kunnen we klanten altijd bijstaan met de beste kennis en kunde.

Martijn Leniger, Manager Project-Office - Ricoh Nederland

De aanpak van Akkoord is zeer resultaatgericht, visies en besluiten zijn er om uitgevoerd te worden en aan een half woord hebben ze genoeg. Als er nog geen visie is, doen ze voorstellen om hier richting aan te geven. Politiek of treuzelen beperken ze tot een minimum; het draait om resultaten! Akkoord bijt zich vast en gaat resultaat halen. Een fijne aanvulling op het team.

Jeroen heeft in mijn team meegedraaid als projectmanager en ik huurde hem in als externe partij om flexibel te kunnen inspelen op vraag en aanbod. Hij is breed georiënteerd en het is zijn expertise om vanuit contractmanagement verbeteringsprojecten te realiseren.

In mijn team heeft hij een dubbelrol gehad. Naast het succesvol realiseren van implementaties bij klanten van Ricoh heeft Jeroen ook ten behoeve van de Ricoh HR-afdeling een optimalisatie binnen het wagenparkbeheer verwezenlijkt.

Contractimplementatie

Na gunning wordt het contract gefinaliseerd en volgen er concrete opleverafspraken voor implementatie van het contract. De benoemde (tussentijdse) oplevermomenten zijn voor beide partijen een resultaatsverplichting. Het is belangrijk dat het nieuwe contract aansluit op de bestaande werkprocessen. Dit maakt dat de acceptatie door medewerkers snel verloopt.

Serviceprocessen worden ingericht, beheerders opgeleid en eindgebruikers getraind. Dit veranderproces nemen we mee in de projectplanning.

Akkoord heeft ruime ervaring met contract- en projectmanagement. We weten hoe waardevol het is om één aanspreekpunt te hebben voor de contractvorming en -implementatie. Zo gaat er geen tijd en kennis verloren in overdrachtsmomenten.

Elke projectmanager is Prince2- en ITIL-gecertificeerd en ze hebben ruime ervaring in het veld. Dit leidt tot succesvolle implementaties van contracten.

Roos Kooren, Projectleider ICT Hogeschool Inholland

De projectmanager was een verantwoordelijke en daadkrachtige gesprekspartner die daadwerkelijk inzicht had in beide organisaties. Vragen, aanpassingen of complicaties pakte hij correct op. Kortom, een goede projectleider waarmee ik graag vaker zaken zou doen.

Contractuitnutting

Lopende contracten zijn vaak onvoldoende beheerd binnen een organisatie. Daardoor is niet duidelijk waar het contract is, wat de leverancier moet leveren en welke financiële afspraken er zijn. Ook blijkt dat betrokken afdelingen de contractafspraken niet kennen.

Zonder deze basis is het voor elke organisatie lastig om een leverancier aan te spreken op zijn performance. Dat terwijl de afhankelijkheid van leveranciers groeit. Kernprocessen worden tegenwoordig vaak (deels) door externe leveranciers uitgevoerd.

Akkoord heeft ruime ervaring met het in kaart brengen van lopende contractdossiers. Onze bewezen werkwijze leidt in korte tijd tot een volledig contractinzicht. We leveren contractsamenvattingen met aanbevelingen voor optimalisatie.

In samenspraak met onze klanten prioriteren we de contracten. In een vervolgfase worden de optimalisaties uitgevoerd. De betrokken afdelingen worden hier actief bij betrokken. Dit levert aanzienlijke besparingen en een sterke kwaliteitsverbetering op.

We actualiseren contracten op basis van de huidige behoefte. Door de periodieke contractrapportages zijn de betrokken afdelingen volledig op de hoogte van de uitvoering van de gecontracteerde dienstverlening. Hierdoor kunnen de afdelingen beter sturen op kwaliteit.

René Bosman, Manager Informatie & Automatisering - Lentiz onderwijsgroep

Onze onderwijsgroep besloot de ICT-infrastructuur te outsourcen. Met als gevolg een Europese aanbesteding en een zeer ingrijpende organisatieverandering, die in fases gerealiseerd moest worden. De externe partij die de gunning kreeg, nam Akkoord in de arm voor het projectmanagement. In mijn rol als programmamanager had ik tijdens het gehele transitietraject nauw contact met de projectmanager.

Akkoord is betrokken en betrouwbaar: ze zeggen wat ze doen en doen wat ze zeggen. Ze zijn zich bewust van de belangen van de diverse partijen en weten hierin goed de balans te bewaren. De projectmanager houdt prima overzicht en grip op het project en oefent op positieve wijze druk uit om de gestelde doelen te behalen. De verslaglegging is goed en hij geeft open, eerlijke feedback. De samenwerking met Akkoord is onze organisatie dan ook uitstekend bevallen!

We werken graag met jou samen op één van de volgende manieren:

Uurbasis

Op basis van nacalculatie brengen we de daadwerkelijk gemaakte uren in rekening.

CAAS - Contractmanagement As A Service

Akkoord beheert jouw contract na optimalisatie tegen een vaste prijs per maand. Als klant heb je online inzicht in je contract en de uitgevoerde beheeractiviteiten. Tijdens een periodiek overleg adviseren we je op basis van trendrapportages.

Hier zitten we.
Kom langs, bel of mail!